Система учета и управления торговлей УСУ

0

Разработка программного обеспечения приводит многих заказчиков к переосмыслению бизнес-процессов, имеющих место быть в их компаниях, так как работа над программой требует определить регламент рабочих операций и учетно-счетных процедур, выстроить не просто последовательность процессов, но и обозначить их иерархию. И вот тут случаются «озарения». Поэтому внедрение автоматизации полезно еще и тем, что руководители бизнеса по-новому открывают для себя суть происходящего в компании.

Автоматизация производственной деятельности и управление торговлей предоставляет массу новых возможностей для роста производительности рабочих операций, эффективности персонала, снижения затрат, существенной экономии как во времени, так и в средствах. Благодаря ей, компания получает выполнение многих видов работ без прямого участия в них, так как программа производит их самостоятельно и не требует сторонней помощи.

Например, формирование документации – в полном объеме и полноценной по содержанию и оформлению, точно в срок и без напоминания. Это и есть автоматизация. К таким автоматически сформированным документам относятся накладные – все виды, финансовый документооборот – для всех контрагентов, счета на оплату и квитанции для платежей, товарные чеки и гарантийные талоны, акты приема заказа и акты технического состояния. К внешней отчетности добавляется и внутренняя – автоматически составленные заявки на новый закуп продукции, сводные отчеты для руководства, бланки согласования, график работ и т.д.

Для составления документации применяются шаблоны, в широком ассортименте вложенные в папку, и функция автозаполнения, активно использующая данные из собственной информационной системы и гарантирующая их полное соответствие назначению заполняемого ею документа и требованиям к нему. После подтверждения ответственным лицом документы отправляются на печать и могут быть распечатаны в любом количестве – массово и персонально, а также в электронном виде уходят на e-mail контрагентов.

Другая автоматическая функция, активно используемая в автоматизации, – это функция импорта, посредством которой можно перенести в автоматизированную систему огромные объемы информации из любых файлов извне, например, при формировании клиентской базы или номенклатурного ряда, проводимого программой, если они существовали ранее в других форматах, или при пополнении базы товаров новым приходом из электронных накладных. При этом трансфер происходит в доли секунды, распределение данных идет в строгом соответствии с указанным ранее местом размещения.

Несмотря на наличие такой функции, программное обеспечение предоставляет удобные формы для ускоренного ввода данных в ручном режиме. Эти формы называются окнами и имеют встроенные ячейки для заполнения, во многие из которых заранее вложены списки-подсказки, благодаря им сотрудники оперативно вводят в систему нужные значения, а не набивают их на клавиатуре. Такой порядок ввода информации, правда, имеет еще одну цель – «увязать» данные между собой напрямую или косвенно, что дает возможность не «терять» их в процессе работы и повысить качество учета за счет «полномасштабности» учетных процедур. Т.е. при автоматизации учтены абсолютно все мелочи.

Любая компания имеет отношение к продукции – она может ее производить, покупать, продавать, использовать при оказании услуг/выполнении работ. Для этого программное обеспечение формирует номенклатурный ряд, или базу товаров, где такая продукция представлена в полном ассортименте и со своими товарными характеристиками, в том числе изображением.

Если есть номенклатурный ряд, должен быть складской учет. Про накладные, автоматически составленные программой, было упомянуто выше, теперь следует отметить, что складской учет осуществляется в режиме реального времени, т.е. при поступлении в систему оплаты реализованный товар автоматически списывается со склада, если он был продан отдельно или в составе оказанной услуги/выполненной работы. Таким образом, в любой момент времени можно точно знать, сколько и чего имеется на складе.

Схожі записи:

Оставить ответ

Copyright © 2016 argprint.com.ua - Блог для жінок